Travailler à distance avec un accès sécurisé

Vous souhaitez travailler à distance ou en équipe sans mettre en péril vos données

Contexte

Vous êtes un travailleur indépendant, actuellement toutes vos données sont stockées dans divers cloud public (Dropbox, Google Drive, OneDrive, iCloud) ou bien sur votre ordinateur. Vous faites peut-être des sauvegardes de temps en temps sur clef USB ou disque dur externe, mais vous n’y pensez pas tout le temps, ou bien le disque de sauvegarde est toujours branché sur le PC, et avec vous dans votre sacoche PC.

Vous êtes une TPE… vous avez besoin d’accéder à vos données, et actuellement vous disposez peut-être déjà d’un serveur pour centraliser vos fichiers. Mais tout le monde accède à tous les documents, et à chaque nouvelle recrue, vous n’avez qu’un seul compte à donner pour accéder aux fichiers.

Vous avez une connexion internet instable ou ligne ADSL lente ou vous subissez régulièrement des coupures de la fibre optique.

Pour bien commencer

Si ce n’est pas déjà fait, réfléchissez à une structure de dossiers pour organiser vos documents. Que vous soyez une micro entreprise, une TPE… privilégiez un rangement “organisationnel” (un dossier par type de service), par exemple avec des dossiers Direction / Gestion / Production / Clients / Fournisseurs… à affiner selon vos besoins

Définissez des groupes utilisateurs pour chacun de ces dossiers. Un même utilisateur peut appartenir à plusieurs groupe, mais veillez à attribuer seulement les droits requis. Par exemple, le groupe “Production” peut éventuellement accéder au dossier “Fournisseurs”, mais n’a pas nécessairement besoin de modifier les fichiers. Dans ce cas, un accès en lecture seule est préférable. Ce sera probablement le groupe “Achat” ou “Gestion” qui aura droit de modification sur le dossier “Fournisseurs”.

Créez des comptes individuels pour chaque utilisateur et prenez l’habitude de ne pas attribuer de droits d’accès directement aux comptes utilisateurs. Pour une gestion plus sûre, associez ces comptes utilisateurs aux groupes existants, les utilisateurs hériteront des droits des groupes auxquels ils appartiennent.

Il est fortement recommandé de limiter les droits d’accès aux seules personnes qui doivent avoir accès, et d’affiner ces droits en précisant si la personne (l’utilisateur en terme informatique) peut lire et écrire les données, ou seulement les lire. Par défaut, personne n’a accès à rien, c’est ce qu’on appelle la stratégie zero trust.

Maintenant que vos données sont bien organisées, et que les droits d’accès sont bien définis, il est possible de les rendre accessibles à distance. Selon vos besoins et la fréquence d’accès à ces documents, vous pourrez soit utiliser un portail web ou une application mobile pour lire vos fichiers, éventuellement les télécharger, soit créer une connexion réseau sécurisée entre votre/vos ordinateur(s) et votre serveur de fichiers. De cette façon, et sous réserve d’avoir une bonne connexion internet, vous accédez à vos documents comme si vous étiez en entreprise, et vos documents restent en sécurité sur votre serveur.

Avoir vos données accessibles depuis vos serveurs hébergés chez vous vous permet déjà d’accéder confortablement à vos données, y compris quand votre connexion internet est en panne ou trop lente. Mais dans le cas où vous voudriez accéder à vos données depuis l’extérieur, vous pourrez améliorer votre connexion internet avec une connexion THD (fibre optique si vous êtes éligible), une ligne internet de secours, ou booster votre connexion ADSL avec de la 4G.

Nous vous conseillons :

un serveur de partage de fichier NAS Synology bien configuré ou un service virtuel que vous auto-hébergez/louez avec Nextcloud
des outils collaboratifs pour travailler à plusieurs sur les mêmes documents : suite bureautique (tableur, éditeur de texte, présentation…), messagerie, chat,
un accès distant sécurisé à partir d’un navigateur web ou d’une application mobile
un réseau privé virtuel entre votre serveur et vos ordinateurs pour travailler comme si vous étiez au bureau
d’augmenter votre débit de connexion internet en cumulant le débit de l’ADSL et de la 4G (par exemple)
de mettre en place une connexion internet de secours en cas de panne de votre connexion internet ADSL (à cause d’un orage par exemple) ou fibre optique (rupture à cause des Travaux Public, débranchement opérateur, ou sabotage NRO)